Gestão de documentos: como integrar assinaturas eletrônicas e banco de dados

A Gestão de Documentos é um fator fundamental na empresa, ainda mais em dias em que a digitalização está cada vez mais em alta.

É claro que em um mundo cada vez mais digitalizado a gestão de documentos como um todo, organização, sistematização e acessibilidade dos documentos através das plataformas digitais otimiza, agiliza, aumenta a produtividade e desburocratiza os processos.

Contudo, a gestão dos documentos da sua empresa será ainda mais eficaz se for integrada a outras ferramentas, como aos bancos de dados e às assinaturas eletrônicas.

Neste artigo, você vai entender melhor a importância e os benefícios da integração entre o banco de dados e as assinaturas eletrônicas na gestão de documentos da sua empresa.

A importância da gestão de documentos integrada aos bancos de dados

Todas as transações geram documentos. Só para citar alguns, são planilhas, notas fiscais, recibos e contratos. Os documentos garantem validade jurídica, regularidade, normalização e formalização dos negócios. Produzidos em grandes volumes, é um desafio custoso e ineficiente geri-los manualmente.

Com as plataformas digitais, a facilidade de acesso e de compartilhamento com os parceiros, já é uma grande vantagem, que melhora os fluxos comunicativos e de troca informações entre as partes envolvidas. Isto sem contar as possibilidades de integrar fornecedores, controlar revisões, ter uma visão da totalidade dos processos, gerenciar solicitações e mudanças. Mas as possibilidades vão além na integração com bancos de dados: são eles que deixam a experiência da gestão inteligente.

Por exemplo, os documentos não são todos iguais. Na gestão digital, eles podem ser categorizados de acordo com sua natureza e relevância, o que define, dentre outras coisas, diferentes graus de acesso, conferindo segurança e um alto grau de organização. Ou seja, os bancos de dados permitem que a organização aconteça de acordo com as demandas da gestão.

Além disso, eles também criam padrões que permitem visualizações relacionais utilizadas para otimização, escalabilidade e produção de informações eficazes.

Assinaturas eletrônicas na gestão de documentos

No entanto, um grande desafio é a dependência dos documentos físicos, principalmente quando o assunto é assinatura. Por isso, as assinaturas eletrônicas têm sido um recurso cada vez mais utilizado.

As assinaturas eletrônicas garantem que as transações sejam inteiramente realizadas digitalmente, o que traz inúmeros benefícios.

Há redução significativa de custos com cartórios, autenticações e com a circulação desses documentos. Outro ponto relevante é que as barreiras geográficas se dissolvem e já não são uma condição para a efetivação dos acordos. É possível, por exemplo, ampliar a rede de fornecedores e aumentar o negócio.

Principalmente, as assinaturas eletrônicas imprimem velocidade nos acordos, que podem acontecer no tempo de alguns clicks.

Se essa ferramenta ainda gera desconfiança, pelo fato de que a assinatura é a própria identidade da pessoa ou da empresa no âmbito burocrático, vale dizer que as assinaturas eletrônicas são até mesmo mais seguras do que as físicas, já que passam por códigos criptografados que validam a identidade.

Não à toa ela é uma das maiores tendências internacionais do mercado junto às iniciativas para a digitalização total dos processos. Prova disso é que possuem validade jurídica e são regulamentadas pela lei!

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A BeSign oferece uma experiência segura e ainda mais ágil, com a possibilidade de fazer assinaturas eletrônicas até mesmo no whatsapp.

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