5 dicas para otimizar os fluxos de trabalho no seu escritório

Ter um Fluxos de Trabalho bem alinhado é algo de suma importância ainda mais nos dias de hoje. Confira essas dicas que preparamos para vocês.

Os fluxos de trabalho são as etapas e transmissões de tarefas de uma pessoa a outra nos escritórios. Otimizá-los é parte fundamental da eficiência e dos bons resultados. Por isso, separamos 5 dicas para otimizar os fluxos de trabalho no seu escritório.

A grande aliada para a otimização dos fluxos de trabalho não poderia deixar de ser a tecnologia e as soluções digitais. Elas ajudam a estruturar e automatizar a vida documental dos escritórios com uma eficiência incomparável àquela dos recursos manuais.

1. Automatização dos processos

A dica de ouro é automatizar tudo que for possível no escritório. A automatização promove a diminuição de erros humanos, maior produtividade e satisfação dos funcionários e diminuição de custos operacionais.

Esses benefícios reverberam diretamente na qualidade, rapidez e eficiência do produto ou serviço prestados.

2. Armazenamento digital dos documentos

Armazenar os documentos em plataformas de nuvem é um passo essencial. O tempo gasto procurando documentos, o risco de misturá-los ou de perdê-los são eliminados da rotina.

O armazenamento digital torna a busca, o acesso, o envio e o compartilhamento de documentos mais rápidos e o melhor: otimiza a organização e classificação dos documentos por tipos, grau de importância e demais parâmetros relevantes no contexto do escritório. Isso sem contar que promove uma visão global da vida burocrática.

3. Utilize assinaturas eletrônicas

Mas não adianta nada trabalhar com plataformas de armazenamento se na hora de assinar os contratos o escritório usa papel e assinatura física.

Imagine, por exemplo, que o escritório precisa coletar a assinatura de dez signatários. No papel físico isso poderia demorar dias. Com a assinatura eletrônica, o documento é enviado para todos os signatários (inclusive por WhatsApp) e com alguns clicks as assinaturas são coletadas sem necessidade de correios e cartórios.

Caso as assinaturas precisem ser feitas em uma ordem específica, basta informá-las no sistema e o documento será enviado de acordo com essa exigência.

As plataformas também permitem criar modelos de diferentes contratos, o que torna a elaboração do documento mais simples e precisa em relação às conformidades legais e jurídicas pertinentes. Além disso, a revisão do documento é simplificada, já que ele pode ser editado até que todas as partes estejam acordadas sobre o conteúdo. Os custos, as inúmeras versões de papel e o tempo da operação são drasticamente reduzidos.

4. Integre as assinaturas eletrônicas com o banco de dados

Com essa integração de ferramentas, a gestão dos documentos e a assinatura eletrônica ficam ainda mais fáceis. Reunido as facilidades de acesso e compartilhamento com a eficiência e praticidade da assinatura eletrônica, o escritório pode enviar contratos e coletar assinaturas a qualquer hora e lugar, garantindo a validade jurídica, transparência e segurança do processo.

5. Elimine o papel do escritório

Quanto mais digitalizado forem os processos, maior será o grau de otimização dos fluxos de trabalho e melhores os resultados obtidos. Elimine o papel da rotina! A eficiência aumenta e o escritório ainda contribui com práticas mais sustentáveis.

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