Lean Startup na gestão de documentos: inovação e eficiência

Descubra como a metodologia Lean Startup pode revolucionar a gestão de documentos e assinaturas eletrônicas, aumentando a eficiência e reduzindo custos na sua empresa.

Em meio a um mercado altamente competitivo e à busca incessante pela eficiência operacional, a Lean Startup pode ser a solução, inclusive na otimização de processos por meio da gestão de documentos e assinaturas.

Originalmente desenvolvida para startups em estágios iniciais, esta metodologia vem sendo difundida nas empresas como uma estratégia inovadora e essencial para empresas de todos os portes que desejam ter mais agilidade, flexibilidade e fidelização de clientes.

A seguir, entenda o que é e como funciona a metodologia, qual a sua relação com a gestão de documentos e como utilizá-la para impulsionar a otimização de processos.

O que é e como funciona o lean startup?

A metodologia Lean Startup é um conceito fundamental no mundo dos negócios, e trata-se de uma abordagem que se concentra em criar empresas de maneira eficiente, evitando desperdícios de recursos e maximizando a aprendizagem.

O modelo de lean startup é um modelo de negócios que se baseia em princípios derivados da metodologia Lean Manufacturing, originalmente desenvolvida pela Toyota.

A ideia central é criar e gerenciar uma empresa de forma enxuta, eficaz e altamente adaptável, com o objetivo de maximizar o valor entregue aos clientes e minimizar o desperdício de recursos, como por exemplo, tempo e investimentos.

Além disso, ela é uma metodologia utilizada para criar produtos, negócios e projetos que tenham o objetivo de reduzir os ciclos de desenvolvimento, evitando desperdícios e utilizando uma abordagem científica para criar e gerir os negócios.

Princípios de lean startup na gestão de documentos

Como todo método validado, a lean startup é baseada em alguns princípios, que neste caso, são associados ao desenvolvimento de produtos e serviços inovadores. Quando falamos da aplicação de documentos, ela está relacionada com a eficiência operacional e melhoria contínua nas organizações.

Construir-Medir-Aprender

O ciclo “Construir-Medir-Aprender”, um pilar da metodologia lean, pode ser aplicada de forma significativa na gestão de documentos.

A primeira etapa, construir, envolve a criação de documentos, como relatórios, manuais, políticas e outros, nada diferente do tradicional. Porém, a mudança está na produção dos documentos.

Ao invés de criar documentos extensos e detalhados, com inúmeras informações que podem não ser eficazes e ainda atrapalhar o fluxo de trabalho, a abordagem lean recomenda a simplificação desses documentos, inserindo neles apenas o necessário para atender os objetivos de negócios.

Na etapa de medição, os documentos são distribuídos e utilizados na prática, para assim verificar a produtividade e a melhoria nos fluxos de processos. Aqui, são observados detalhes como a eficácia dos processos, assertividade nos relatórios e o impacto deles na tomada de decisão.

Depois da medição, a etapa “Aprender” sugere a mudança naquilo que não está sendo satisfatório. Com base na observação anterior, a organização pode identificar problemas nos documentos, como falta de clareza e método desatualizado ou que não atende as necessidades, melhorando os processos continuamente.

Validação de Hipóteses

Assim como as lean startups validam hipóteses de negócios, quando aplicadas na gestão de documentos, elas também avaliam as oportunidades e os cenários que envolvem a empresa, considerando os desafios de fechar negócios na era digital.

Na gestão de documentos, é avaliado o cenário, os pontos fortes e fracos do processo, pensando em como é possível melhorar tanto a produção quanto a execução desses documentos.

Por exemplo, desafios como a segurança da informação e a demora na assinatura de contratos e documentos são fatores que não podem ser dispensados da hipótese. A partir deles, a organização avalia o que pode ser feito para evitar esses problemas.

Assim, uma das formas de evitá-los seria com o armazenamento em nuvem e a implementação de assinaturas digitais, que tornam o processo muito mais rápido e seguro.

Pivot e Perseverança

Após as hipóteses e análises, é o momento de pivotar, ou seja, realizar a mudança nas estratégias para atender as reais necessidades da empresa, decidindo se elas vão ser específicas, ampliadas, no cliente, no negócio, valores e outros aspectos.

No caso da gestão de documentos, é essencial avaliar quais os principais gaps e por onde é possível começar a mudança, se é pelo cliente, pela estrutura de negócio ou pelos métodos que estão sendo utilizados.

Aqui, também é importante considerar as métricas e histórico do seu negócio, para assim garantir que a mudança seja baseada em fatos e traga mudanças reais. Neste caso, é possível utilizar métricas como o nível de satisfação dos clientes, prazo médio de assinatura de contratos, dentre outros.

Como utilizar os métodos de Lean startup para impulsionar a otimização de processos?

O primeiro passo para aplicar a metodologia na otimização de processos e gestão de documentos é identificando as hipóteses, pensando em termos de eficiência, custos e qualidade.

Por exemplo, uma das hipóteses que podem ser consideradas aqui é que a automação de uma etapa, como por exemplo, a aplicação das assinaturas digitais para contratos e documentos.

Assim como as lean startups criam um MVP (valor mínimo de produto) para testar suas hipóteses de negócios, as organizações podem criar experimentos para testar as hipóteses de otimização de processos.

Isso pode envolver a implementação de mudanças específicas no processo, incluindo a introdução de um software de automação e a medição de resultados obtidos, como é o caso da Besign, empresa brasileira especializada na implementação de assinaturas digitais.

A Besign conta com tecnologias que integram a gestão de documentos e a assinatura de documentos via WhatsApp e e-mail, além dos envios em lote, que otimizam os processos e tornam-os mais fluidos, além de reduzir os custos do negócio.

Após a implementação dos experimentos, os dados coletados são usados para validar ou refutar as hipóteses de otimização. Se os resultados mostrarem uma melhoria no desempenho do processo, a hipótese pode ser validada e as mudanças podem ser consideradas para implementação permanente.

Outro ponto essencial na aplicação da metodologia é que são realizadas iterações contínuas para aprimorar os processos, adotando uma mentalidade de melhoria contínua, e isso envolve a repetição de ciclo de construção, medição e aprendizado, com base nos resultados de cada experimento.

Aqui, é importante compreender que o processo de otimização não é estático, e evolui com base na aprendizagem contínua. Para saber mais sobre a otimização e automação de assinaturas, conte com a Besign! 

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